Tecniche di gestione del tempo – Lezione 3

Hai messo in pratica le lezioni 1 e 2 ti sei allenato a dovere ?
Hai fatto tutto quello che era in tuo potere ? Sii, bene allora cominciamo con la terza lezione.

Quello che ti vado a spiegare in questa lezione è un concetto di cui se ne sente parlare davvero poco, almeno al di fuori dell’ambito informatico – il multi-tasking.

Ma che cos’è il multitasking ? E’ la capacità di eseguire più operazioni – task – su una linea temporale a fasi alternate.

Non hai capito niente ? Non è complicato, significa semplicemente impegnarsi a fare un’attività per un TOT tempo, interrompere l’attività in corso per farne un’altra per un altro TOT tempo e subito dopo (anche se non è detto), riprendere la precedente attività.

Questo procedimento viene reteirato sino a quando tutte le N attività non volgono al termine.

Dai quante volte ti è successo, magari mentre stavi stirando o cucinando con la classica telefonata. Tu rispondi e coversi al telefono e quando la telefonata è volta al termine continui a fare quello che stavi facendo prima.
In un tempo più lungo hai fatto due attività in multi-task, semplice no!

Tu dirai, si va bene ma cosa centra con la gestione del tempo ?
Ci arrivo subito.

Noi siamo continuamente sottoposti a multi-task, quasi mai facciamo un’attività dall’inizio alla fine senza interruzioni, il problema è che se non gestiamo bene il multi-task, svolgiamo le nostre attività con più fatica, più tempo e purtroppo non tutte vengono portate a termine.
Per questo motivo noi dobbiamo diventare – gli illuminati del multi-task.

Prima di spiegarti cosa significa, vorrei solo dire che è stato fatto uno studio che dimostra che, chi svolge troppe attività insieme, ha un QI di intelligenza minore di chi fuma spinelli da anni! Questo significa che un eccessivo aumento delle attività porta ad un stress talmente elevato da indurre un calo del QI.

Allora che cosa si intende per il multi-tasking illuminato?
Nell’ultima lezione ho parlato di pianificazione delle interruzioni, questo concetto va combinato con il multi-task, infatti senza di esso non può essere attuato.
Come funziona in pratica ?

Mettiamo il caso che tu debba studiare dei documenti e contemporaneamente tu debba fare delle telefonate urgenti, ma non è finita qui devi passare all’ufficio postale per pagare la bolletta del gas.
Fermati, fai un bel respiro e rilassati per circa 30 secondi.
Come fare tutte queste cose insieme ?

Prima di tutto non le puoi fare insieme (non è possibile fare tre cose contemporaneamente), devi stabilire delle priorità, per stabilire delle priorità ti devi fare delle domande.
La bolletta del gas, scade oggi ?
Devo per forza leggere tutti i documenti in maniera approfondita, o posso avere semplicemente una visione globale ?
Tutte le telefonate sono urgenti, o ce ne sono un paio che posso rimandare ?

A seconda delle risposte che ti dai, puoi programmare le interruzioni rispetto alle singole attività.
In cima alla lista le cose che devi portare a termine (perchè sarebbe un disastro), in basso le attività che devono essere comunque finalizzate, ma che non producono gravi problemi nel caso non fossero concluse.
Come puoi vedere se poni la questione in questi termini il quadro generale sembra meno “brutto”.
Una volta individuate le attività da svolgere assegna ad ognuna di esse un tempo congruo ed il gioco è fatto!

Mi raccomando una volta suddiviso il tempo in N attività, concentrati solo sull’attività che stai svolgendo in quel momento è fondamentale nella riuscita del multi-task intelligente.
Ti lascio un compito da svolgere per la prossima volta – incomincia a lavorare sul multi-task delle attività segnando su di un blocco note, tutte le attività da svolgere, la priorità e il tempo che assegni ad ognuna di esse.
Poi ? Mettilo in pratica. Molto probabilmente le prime volte ti sentirai scoraggiato perchè non ci riuscirai, ma non demordere l’allenamento porta a grandi successi!

Bene anche la terza lezione è finita, allora che dire: Felice multi-tasking!
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